Datenschutzhinweise für die Teilnahme an Videokonferenzen

Die Volksbank Rhein-Nahe-Hunsrück eG bietet Ihnen die Möglichkeit, Beratungsgespräche bequem per Microsoft Teams durchzuführen. Dadurch können Sie ortsunabhängig mit uns in Kontakt treten und Ihre Anliegen von zu Hause oder unterwegs telefonisch oder per Video über PC, Tablet oder Smartphone mit unseren Beraterinnen und Beratern besprechen. 

Soweit wir nachfolgend auf Regelungen der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) Bezug nehmen, können Sie diese über den Link zum „Amtsblatt der Europäischen Union” L 119 aufrufen. Den Text des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG-neu) finden Sie hier.

1. Verantwortlicher und Datenschutzbeauftragter

Für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten bei Teilnahme an einer von unserer Seite organisierten Videokonferenz sind wir „Verantwortlicher” im Sinne von Art. 4 Nr. 7 DSGVO.

Sie können uns wie folgt erreichen:

Volksbank Rhein-Nahe-Hunsrück eG, Salinenstraße 34, 55543 Bad Kreuznach
Telefon: 0671/378-0, Fax: 0671/378-800
E-Mail: service@voba-rnh.de

Unseren Datenschutzbeauftragen können Sie wie folgt erreichen: 

E-Mail: datenschutz@voba-rnh.de

2. Zweck und Rechtsgrundlage der Verarbeitung

a) Ihre personenbezogenen Daten werden erhoben, um Sie im Rahmen der Verwendung des Tools „Microsoft Teams“ zu verarbeiten. Die Daten werden für den Zweck der Nutzung der folgenden Funktionen verarbeitet:

• Telefonkonferenzen
• Online-Meetings
• Videokonferenzen
• Web-Konferenzen

Im Falle einer Aufzeichnung von „Online-Meetings“, werden Sie vorher transparent über die Aufzeichnung informiert und soweit erforderlich um eine Einwilligung gebeten.

Zur automatischen Zusammenfassung der Inhalte eines aufgezeichneten Online-Meetings wird künstliche Intelligenz eingesetzt, mit deren Hilfe so genannte Transkriptionen des gesprochenen Inhalts erstellt werden. Dies meint die Umwandlung von gesprochenen Audio-Daten in Text und anschließender KI-gestützter Zusammenfassung dieses Textes.

b) Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten bei der Durchführung von Meetings und Konferenzen auf der Rechtsgrundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO. Sollte keine vertragliche Beziehung bestehen, ist die Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO.

Aufzeichnungen erfolgen auf der Grundlage Ihrer Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO).

3. Kategorien der verarbeiteten personenbezogenen Daten

Folgende personenbezogene Daten von Ihnen werden im Rahmen einer Videokonferenz über Microsoft Teams verarbeitet:

• Name, Vorname, ggf. Telefonnummer, E-Mailadresse, ggf. Arbeitgeber
• Text-, Audio- und Videodaten
• Meeting-Metadaten: z. B. Datum, Uhrzeit, Meeting-ID, Telefonnummern, Ort
• Bei Nutzung der Chatfunktion: Ihre Texteingaben
• Im Fall einer Aufzeichnung: Inhalte der Aufzeichnung (Bild, Ton und ggf. Texteingaben)
• Die erteilte Einwilligung oder den erteilten Widerspruch bei Aufzeichnungen von Meetings

Besondere Hinweise:

• Sie können die Kamera oder das Mikrofon jederzeit selbst über ab- bzw. stummschalten.
• Ein heimliches Mitschneiden, Speichern und Verbreiten von Aufnahmen durch Teilnehmer an der Videokonferenz kann strafbar sein.

4. Empfänger oder Kategorien der Empfänger der personenbezogenen Daten

Ihre personenbezogenen Daten werden grundsätzlich nicht an Dritte weitergegeben, sofern die Daten nicht zur Weitergabe bestimmt sind.

5. Drittlandübermittlung

Eine Datenverarbeitung außerhalb der Europäischen Union (EU) erfolgt grundsätzlich nicht, da wir unseren Speicherort auf Rechenzentren in der Europäischen Union beschränkt haben. Wir können aber nicht ausschließen, dass das Routing von Daten über Internetserver erfolgt, die sich außerhalb der EU befinden. Dies kann insbesondere dann der Fall sein, wenn sich Teilnehmende an „Online-Meeting“ in einem Drittland aufhalten.

6. Speicherung personenbezogener Daten

Chatinhalte werden bei der Verwendung von Microsoft Teams protokolliert. Dateien, die Benutzer in Chats freigeben, werden im „OneDrive (for Business)“-Konto des Benutzers gespeichert. Eine Aufzeichnung und die damit verbundenen personenbezogenen Daten werden nach der Erhebung nur so lange gespeichert, wie dies zur Erfüllung des mit der Aufzeichnung verbundenen Zwecks erforderlich ist, jedoch spätestens nach 120 Tagen gelöscht.

7. Automatisierte Entscheidungsfindung

Eine automatisierte Entscheidungsfindung i. S. d. Art. 22 DSGVO kommt nicht zum Einsatz.

8. Rechte der Betroffenen

Sie haben gegenüber einem Verantwortlichen folgende Rechte hinsichtlich der Sie betreffenden personenbezogenen Daten:

• Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO),
• Recht auf Berichtigung oder Löschung (Art. 17 DSGVO),
• Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO),
• Recht auf Widerspruch gegen die Verarbeitung (Art. 21 DSGVO),
• Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO).

9. Widerrufsrecht

Falls Sie in die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch eine entsprechende Erklärung eingewilligt haben, können Ihre Einwilligung jederzeit mit einer E-Mail an den Organisator des Online-Meetings widerrufen. Die Rechtmäßigkeit, der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Datenverarbeitung wird dadurch nicht berührt.

10. Beschwerderecht bei der Aufsichtsbehörde

Sie haben zudem das Recht, sich bei der zuständigen Datenschutz-Aufsichtsbehörde über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch uns zu beschweren.